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Eine nützliche Rechnungsvorlage
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Um die eigenen Rechnungen einheitlich zu gestalten erstellen viele Unternehmen eine Rechnungsvorlage, die dann nur noch mit den passenden Kundendaten und Artikeln gefüllt werden muss. Meist ist diese Rechnungsvorlage bereits im Buchhaltungsprogramm hinterlegt und kann dort aus vorhandenen Auftragsbestätigungen oder Angeboten automatisch eine individuelle Rechnung für den jeweiligen Kunden generieren.
Diese Rechnungsvorlage dient zudem dazu, Formfehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, da dies sowohl für das Unternehmen selbst als auch für die Kunden sehr ärgerlich wäre und viel nachträglichen Aufwand verursachen würde. Zudem enthält die Rechnungsvorlage meist bereits das Logo und die Zahlungsbedingungen eines Unternehmens, welche somit einheitlich für alle Kunden gelten können.
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Wir arbeiten bei uns im Unternehmen auch immer mit bereits bestehenden und gespeicherten Rechnungsvorlagen die dann nur noch geringfügig geändert werden müssen. Das dient nicht nur dazu, dass keine Fehler unterlaufen und nachher wichtige Angaben fehlen sondern dieses Vorgehen spart natürlich auch viel Zeit. So müssen lediglich Rechnungsnummern zum Beispiel geändert werden, das Datum, Auftragsnummern oder Rechnungssummen.
Wir arbeiten mit den meisten Unternehmen ja schon länger zusammen, so dass die Rechnungsanschrift bereits vorliegt und hier dann nicht noch eine neue Vorlage erstellt werden muss mit diesen Daten. In den meisten Fällen werden Rechnungen bei uns ganz einfach per Email verschickt, nur in Ausnahmefällen oder bei höheren Summen muss eine Rechnung per Post und unterschrieben verschickt werden.
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Eine allgemeingültige Rechnungsvorlage zu erstellen, das ist ja nun wahrlich kein Hexenwerk und Selbständige, die dazu nicht in der Lage sind, die sollen sich eben da mal Hilfe bei der Erstellung holen, obwohl das schon ein kleines Armutszeugnis wäre. Wir haben uns zwei verschiedene Rechnungsvorlagen erstellt, eine mit und eine ohne Mehrwertsteuer. Wir haben uns auch für die jeweiligen Geschäftsjahre Rechnungsordner auf dem PC angelegt und holen uns dann einfach eine beliebige Rechnung hoch, ändern das Datum, die Rechnungsnummer, den Rechnungsempfänger, die Rechnungssumme und fertig. Dafür brauche ich nun wahrlich keinerlei Buchhaltungsprogramme.
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